Aceasta este etapa inițială în procesul de procurare, în care se identifică necesitățile de servicii sau bunuri. Aceasta se face în strânsă legătură cu beneficiarii proiectelor, care sunt destinatarii finali ai procurărilor (în marea majoritate a cazurilor, în conformitate cu mandatul său, ONU organizează procesele de procurare la solicitarea și pentru partenerii naționali) și se aprobă de Comitetele directoare ale proiectelor.

În cazul serviciilor, la această etapă se identifică în ce domeniu consultanța este necesară, dacă este consultanță internațională sau națională, dacă este nevoie de o companie (o echipă de experți) sau de consultanță prestată de o persoană fizică, care calificările experților și ale companiilor, etc. În cazul bunurilor, se analizează piața și se elaborează specificații generice, astfel încât să se asigure că cel puțin trei producători se vor putea califica tehnic. În cazul bunurilor/serviciilor mai complexe, se angajează experți care elaborează termenii de referință și/sau specificațiile tehnice în conformitate cu cerințele ONU. Aceștia sunt identificați prin concurs public sau sunt selectați dintr-o listă a experților prestabilită de ONU.

În funcție de natura și valoarea procurării, se determină metoda de procurare. Totodată, în conformitatea cu metoda selectată, sunt elaborate criteriile de evaluare și, la fiecare proces, este clar descris cum se va face evaluarea ofertelor și cauzele care pot duce la descalificarea ofertelor. La setarea criteriilor de evaluare se iau în considerație atât necesitățile identificate, cât și analiza pieței, astfel încât să se asigure că acestea permit la cât mai mulți potențiali ofertanți să se califice. Totodată, mai ales la procurarea bunurilor, ONU se ghidează atât de standardele de calitate recunoscute pe plan național, cât și pe plan mondial. Pentru fiecare metodă de procurare există documente de solicitare a ofertelor prestabilite, elaborate la nivel central, comune pentru toate țările în care ONU activează. De obicei, ele sunt în limba engleză. Recent, unele dintre aceste documente au fost traduse în română și rusă și însoțesc varianta originală în limba engleză (pentru a fi accesibile pentru cât mai mulți ofertanți).

Competițiile publice și deschise sunt publicate pe paginile web locale ale entităților ONU și, în funcție de valoarea procurării, pe site-urile internaționale ale organizației.

Adițional, informația este diseminată în ziare, pe site-uri de specialitate, prin distribuție directă pe email la specialiști și companii, pe rețelele de socializare. Astfel, se depune tot efortul ca informația să fie distribuită cât mai larg posibil, încât să fie respectat unul din principiile ONU de procurare - competiție (internațională) eficientă.

Pe parcursul perioadei de solicitare a ofertelor, potențialii ofertanți au posibilitate să analizeze documentele și să solicite clarificări adiționale, în cazul în care este nevoie. De reținut că, comunicarea cu reprezentanții care organizează tenderul (concursul) se face doar în formă scrisă.

Atunci când se acumulează câteva întrebări-răspunsuri, acestea se publică pe site-ul organizației fără a fi divulgată sursa întrebărilor, astfel încât toți ofertanții să aibă acces la aceeași informație. În cazul în care este nevoie de anumite modificări la documentele de solicitare, se fac amendamente și acestea se fac publice. Aceeași procedură este și în cazul extinderii termenului limită pentru depunerea ofertelor – toți cei care au depus ofertele în timp sunt informați și își pot retrage oferta și să o redepună până la expirarea termenului limită extins. În cazul procurărilor mai complexe, se organizează întâlniri de clarificare, în cadrul cărora potențialii ofertanții primesc informații mai detaliate privind procesul de procurare și pot primi răspunsuri directe la neclarități. Procesul verbal al acestei ședințe este transmis tuturor participanților și este publicat și pe site-ul oficial al organizației. Prin urmare, monitorizarea periodică a informației de pe site-urile entităților ONU este recomandată, astfel încât potențialii ofertanți să dețină toată informația necesară pentru pregătirea ofertelor calitative.

• ofertele pot fi depuse fie pe suport de hârtie (într-un plic sigilat), fie în format electronic. Treptat se va trece la colectarea ofertelor doar prin intermediul sistemelor electronice (eTendering).
• fiecare ofertă primită se înregistrează într-un registru electronic, i se acordă un număr de intrare și se indică ora și data depunerii. Persoanei care a adus oferta i se oferă o recipisă cu ora și data depunerii (în cazul depunerii prin email, vine o notificare automată generată de sistem).
• pentru competițiile de procurare a serviciilor, de obicei, se solicită depunerea ofertei tehnice separată de cea financiară. În cazul ofertelor electronice, ultima trebuie sa fie într-un email separat și fișierul cu oferta financiară trebuie să fie protejat de o parolă. Nerespectarea acestei condiții duce la descalificarea administrativă a ofertei.
• ofertele primite prin fax sunt respinse
• ofertele incomplete nu se examinează
• ofertele depuse cu întârziere sunt respinse – se întorc înapoi sigilate.
• până la termenul limită, ofertele primite se păstrează într-un safeu, sigilate

• Pentru procesele de procurări de servicii/bunuri, a căror valoare estimată depășește un anumit plafon (variază în funcție de Entitatea ONU), se organizează o deschidere publică a ofertelor, cu participarea aplicanților/ofertanților, care sunt invitați la eveniment. La deschiderea publică se anunță doar numele ofertantului, suma și valuta ofertei financiare.
• Ofertele se deschid de o comisie internă specializată.
• La această etapă se resping doar ofertele care au fost depuse după termenul limită stabilit în documentația de tender (ofertele sunt respinse chiar dacă au întârziat cu un minut !!!).

Ofertele sunt deschise după expirarea termenului de aplicare și sunt transmise spre evaluare unei echipe competente, constituite pentru fiecare concurs aparte.

Componența comisiei de evaluare este aprobată de persoane autorizate, de obicei, persoane din conducerea organizației. Totodată, fiecare membru al comisiei de evaluare semnează, pe propria răspundere, o declarație de imparțialitate, prin care confirmă că nu este în conflict de interese și se obligă să respecte confidențialitatea procesului. Tot procesul de deschidere și evaluare a ofertelor este documentat. Evaluarea ofertelor este constituită din 3 etape:

• Evaluarea administrativă – se analizează dacă toată informația/documentația solicitată a fost depusă, dacă oferta este completă sau nu, dacă sunt anumite semne de conflict de interese sau alte nereguli care ar periclita transparența și corectitudinea procesului.
• Evaluarea tehnică – se analizează capacitățile companiilor (experiența, stabilitatea financiară, etc), conformitatea ofertelor cu cerințele din termenii de referință sau specificațiile tehnice.
• Evaluarea financiară – se analizează în detaliu ofertele financiare ale aplicanților tehnic calificați: dacă corespund realității și dacă sunt complete. Se face o analiză comparativă dintre prețurile oferite, estimări, și/sau ofertele financiare similare depuse în cadrul altor competiții.

Pe parcursul tuturor acestor etape, comisia de evaluare poate veni cu întrebări de clarificare și verificare. Ofertele sunt evaluate doar conform criteriilor expuse în termenii de referință și doar pe baza documentelor depuse sau clarificărilor obținute în timpul evaluării. Punctajul este atribuit în strictă conformitate cu grila de punctare inclusă în documentația de tender.

Dacă valoarea contractului care urmează a fi atribuit depășește un anumit plafon (variază în funcție de agenție), după finalizarea procesului de evaluare și determinarea câștigătorului, procesul de achiziție și decizia de selectare urmează a fi examinate și aprobate de către un comitet specializat, la nivel de oficiu Chișinău, Oficiu Regional sau Oficiul Central al instituției, în funcție de valoarea contractului. Acest Comitet examinează tot procesul de procurare, de la identificarea necesităților până la recomandarea comisiei de evaluare, în conformitate cu respectarea principiilor de procurare. Comitetul poate recomanda acceptarea sau respingerea cazului, conform regulilor și procedurilor Agenției ONU.

Din moment ce au fost anunțate rezultatele concursului, compania câștigătoare (în continuare companie) este contactată și invitată pentru a semna contractul. Contractul se emite în 2 sau 3 exemplare în funcție de procedurile interne ale entității ONU (în continuare entitate) și se semnează de ambele părți.

Nu există un model de contract comun pentru toate entitățile, de aceea fiecare entitate are versiunea sa a contractului care urmează a fi semnat de ambele părți. Modelul contractului și termenii și condițiile generale ale contractului sunt prestabilite și nu pot fi modificate. Modelul contractului care urmează a fi semnat este inclus ca anexă în documentul de solicitare (anexă la documentul de tender).

Doar conducătorul companiei sau persoana împuternicită să reprezinte compania poate semna contractul. Valuta contractului poate fi în lei moldovenești, dolari SUA sau EUR (în funcție de procedurile interne ale fiecărei entități).

În procesul semnării contractului, reprezentantului companiei i se atrage atenția la condițiile generale, inclusiv durata contractului, termenii de livrare a bunurilor sau serviciilor, sumele și numărul de tranșe, termenii de plată, procedura de modificare a condițiilor contractului etc. Totodată, se discută toate detaliile ce țin de executarea contractului pentru a exclude orice situație care ar duce la o interpretare greșită a condițiilor contractului.

Deși contractul este semnat între companie și entitate, în cazul contractelor de lungă durată, în contract sunt incluse și alte entități care pot beneficia de condițiile oferite de acest contract. Contractul intră în vigoare după ce este semnat de ambele părți. În cazul în care serviciile care urmează a fi prestate conțin date confidențiale, entitatea poate solicita companiei să semneze adițional la contract și angajamentul de confidențialitate, pentru a interzice divulgarea acestor date.

După ce comisia de selectare a luat decizia privind compania câștigătoare și contractul este aprobat și semnat de ambele părți, rezultatul este comunicat ofertanților. Adițional, persoana responsabilă din partea entității expediază un mesaj companiilor/persoanelor care au participat la concurs, informându-i despre rezultatele concursului. Companiile/persoanele care au participat la concurs pot solicita clarificări privind cauzele necâștigării concursului. Informația care poate fi prezentată companiilor necâștigătoare se rezumă doar la aplicația proprie, la punctele forte și slabe ale aplicației lor, fără a oferi detalii privind celelalte oferte depuse.

În cazul în care ofertantul consideră că nu a fost tratat echitabil în cadrul unui proces de procurare, acesta are dreptul de a contesta decizia. Procedura de contestare este menită să ofere oportunitatea de a depune o reclamație din partea furnizorilor care au participat la procesul de achiziție publică anunțat de entitate ONU și cărora nu li s-a acordat contractul.

Procedura de contestare, cu pașii de urmat, poate fi găsită pe pagina oficială a entității ONU în cauză.